MELISA ANGGRAINY PUTRI

Keep Smile and Keep Spirit :)

INFORMASI DALAM PRAKTIK

  • INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU KEBERHASILAN

            Pada tahun 1961, D, Ronald Daniel dari Mc.Kinsey dan Company, salah saru perusahaan konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau faktor penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menetukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi.

            Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF, mereka akan memusatkan perhatian pada pengindentifikasikan CSF dan kemudian memonitor sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya. Perusahaan yang melaksanakan strategi ini mengakui bahwa informasi merupakan suatu sumber daya yang berharga dan bahwa sistem informasi yang baik merupakan salah satu CSF.

 

  • SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

            Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat didalam maupun diluar perusahaan. Ini merupakan aplikasi bisnis pertamayang dipasang pada komputer ketika mereka pertama kali diperkenalkan pada tahun 1950-an. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic data processing-EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunakan, namun saat ini kurang populer.

            Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti penting. Sistem pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi dari luar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing. Sebagai contoh, sistem pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan saldo kepada pelanggan, pesanaan pembelian kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan tahunan kepada tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik.

            Salah satu contoh yang baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasa kepada para pelanggannya. Sistem distribusi juga dapat ditemukan pada organisasi-organisasi jasa seperti United Way dan rumah sakit-rumah sakit serta pada badan-badan pemerintahan seperti militer dan perpajakan.

 

  • Tinjauan Sistem

            Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label “Sistem distribusi” yang berada ditengah. Unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut arus data.

            Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan, pemasok, ruang persedian bahan baku, dan manajemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan para pelanggannya cukup mirip dengan arus yang menghubungkan perusahaan dengan pemasoknya. Pesanan yang diterima oleh perusahaan dari para pelanggannya disebut pesanan penjualan (sales order), sedangkan pesanan yang ditempatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya disebut pemesanan pembelian (purchase order).

 

  • Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi

            Sistem distribusi terdiri atas tiga proses utama yaitu : memenuhi pesanan pelanggan, memesan persediaan pengganti dari pemasok, dan memelihara buku besar.

  1. Memenuhi pesanan pelanggan : Pemrosesan pesanan melibatkan suatu sistem entri pesanan, sistem persediaan, sistem penagihan, dan sistem piutang dagang.
  2. Memesan persediaan pengganti pemasok : Sistem pengganti persediaan terdiri atas sistem pembelian, sistem penerimaan, dan sistem utang dagang.
  3. Memelihara buku besar : Sistem buku besar terdiri atas dua subsistem utama yaitu memperbarui sistem buku besar dan sistem pembuatan laporan manajemen.

 

  • Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

            Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi lainnya. Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaandalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan.

 

SISTEM INFORMASI ORGANISASI

            Area-area bisnis perusahaan keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, manufaktur, dan pemasaran menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber-sumber yang lain, untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah. Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis sistem informasi lainnya yang telah diimplementasikan di banyak perusahaan yatitu sistem informasi eksekutif (executive information system atau EIS) ditunjukkan untuk tingkat organisasi daripada area bisnis. EIS digunakan oleh para manajer ditingkat organisasi yang lebih tinggi.

            Semua sistem organisasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi (organizational information system). Semua sistem informasi tersebut dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungkan dengan bagian-bagian tertentu dari organisasi.

 

  • Sistem Informasi Pemasaran

            Sistem informasi pemasaran memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.

       I.            Subsistem Output : Setiap subsistem output memberikan informasi mengenai unsur-unsur penting di dalam bauran pemasaran. Bauran pemasaran (marketing mix) terdiri atas empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi keuntungan. Subsistem output terdiri atas lima yaitu :

a)      Subsistem Produk : memeberikan informasi mengenai produk-produk perusahaan.

b)      Subsistem Lokasi : memberikan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan.

c)      Subsistem Promosi : memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan pribadi perusahaan.

d)     Subsistem Harga : membantu manajer mengambil keputusan harga.

e)      Subsistem Buaran Teringerasi : memungkinkan para manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur diatas.

    II.            Basis Data : Basis data merupakan data yang digunakan oleh subsistem output yang berasal dari basis data. Basis data dipopulasikan dengan data yang berasal dari tiga subsistem ouput.

 III.            Subsistem Input : sistem pemrosesan transaksi mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lalu memasukannya ke dalam basis data.

 

  • Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

            Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.

 

  • Sistem Informasi Manufaktur

            Sistem informasi manufaktur memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.

  • Sistem Informasi Keuangan

            Sistem informasi keuangan memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.

 

  • Sistem Informasi Eksekutif

            Sistem informasi manufaktur adalah suatu sistem informasi yang memberikan informasi kepada para manajer ditingkat lebih tiinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sistem informasi eksekutif ini biasanya terdiri atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung melalui jaringan ke komputer pusat. Para perancang sistem informasi eksekutif membuat sistem secara fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi keinginan semua eksekutif apa pun itu. Salah satu pendekatan adalah dengan memberikan kemampuan drill down (perincian), dengan pendekatan ini eksekutif dapat mengeluarkam tampilan ringkasan dan kemudian secara berurutan menampilkan detail dari tingkat lebuih rendah. Drill down ini akan terus dilakukan sampai eksekutif merasa puas bahwa mereka telah mendapatkan jumlah detail sesuai dengan kebutuhan.

 

MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN

            Basis data yang kita masukkan dalam model sistem pemrosesan transaksi dan dalam model-model sistem informasi pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, dan keuangan dimaksudkan untuk mendukung para pengguna dalam mengerjakan aktivitas mereka sehari-hari. Data dalam basis data ini harus data terbaru sehingga para memiliki dasar terbaik untuk membuat keputusan dan memecahkan masalah.

            Dalam merancang basis data ini, dilakukan upaya untuk memberikan data historis meskipun terbatas. Kebutuhan akan data historis ini khususnya sangat besar dalam area pemasaran, dimana para manajer ingin dapat melacak perilaku pembelian para pelanggan selama jangka waktu yang cukup panjang. Kebutuhan ini telah merangsang strategi pmasaran populer yang disebut manajemen hubungan pelanggan. Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management atau CRM) adalah adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelangggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelaanggan baru. Oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka pun tetap setia kepada perusahaan.

            Sistem CRM akan mengakumulasikan data pelanggan dalam jangka panjang yaitu 5 tahun, 10 tahun, atau bahkan lebih dan menggunakan data itu untuk memberikan informasi kepada para pengguna. Unsur utama dalam CRM adalah data warehouse (gudang data).

 

DATA WAREHOUSE

            Seiring dengan tereakumulasinya data transaksi selama bertahun-tahun, maka volume data akan menjadi sangat besar. Hanya  dalam belakangan ini saja teknologi komputer mampu mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar.Kini dimungkinkan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.

 

  • Karakteristik Data Warehouse

            Data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :

a)      Kapasitas penyimpanan sangat besar

b)      Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru.

c)      Data dapat diambil dengan mudah

d)     Data sepenuhnya digunakan untuk mengambil keputusan dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

 

  • Sistem Data Warehousing

            Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi tersebut kepada para pengguna. Sumber data yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan data dapat diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupun lingkungan. Ketika data diidentifikasi memiliki nilai potensial dalam pengambilan keputusan, maka data tersebut akan ditambahkan ke data warehouse.

            Sistem data warehousing juga mencakup pula komponen manajemen dan kendali. Komponen ini mirip dengan sistem manajemen basis data, yang mengendalikan pergerakan data di sepanjang sistem.

 

  • Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

            Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam satu lokasi, yang biasanya berbentuk sebuah tabel. Data tersebut meliputi data pengindentifikasi, data deskriptif, dan data kuantitatif.

            Tabel dimensi, data pengindentifikasi akan disimpan di tabel dimensi. Istilah dimensi mengartikan pemikiran bahwa data tersebut dapat menjadi basis untuk melihat data dari berbagai sudut pandang atau berbagai dimensi.

            Tabel Fakta, Tabel-tabel terpisah disebut tabel fakta berisi ukuran-ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek, atau aktivitas.

PENYAMPAIAN INFORMASI

            Unsur terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapatkan data dari tempat penyampaian data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna. Informasi dapat diberikan dalam bentuk terinci atau dalam berbagai tingkat ringkasan.

            Proses melakukan navigasi kebawah melalui tingkatan-tingkatan rinci disebut drill down. Proses melakukan navigasi keatas disebut roll up. Pengguna juga dapat melakukan drill across, dengan cepat bergerakdari satu hirarki data ke hirarki lainnya, dan drill through, berangkat dari tingkat ringkasan ketingkat terendah data yang terinci.

17 November 2012 - Posted by | Uncategorized

Belum ada komentar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: